Tytuł: Działalność nierejestrowana ewidencja sprzedaży – jak prowadzić ją poprawnie krok po kroku? Poradnik dla początkujących przedsiębiorców
Autor: Anna Wysocka
Data publikacji: 6 października 2025
Data ostatniej aktualizacji: 6 października 2025
Działalność nierejestrowana to doskonały sposób na rozpoczęcie przygody z biznesem bez konieczności zakładania firmy i ponoszenia kosztów związanych z ZUS-em czy pełną księgowością. Jednak nawet przy tak uproszczonej formie działalności, konieczne jest prowadzenie ewidencji sprzedaży. Jak robić to zgodnie z przepisami, by uniknąć błędów i nie narażać się na problemy z urzędem skarbowym? W tym artykule przedstawiamy dokładny przewodnik krok po kroku.
W artykule przeczytasz m.in. o:
- czym jest działalność nierejestrowana i kto może ją prowadzić,
- jakie obowiązki ma osoba prowadząca taką działalność,
- jak prawidłowo prowadzić ewidencję sprzedaży,
- jakie dokumenty warto gromadzić,
- jak rozliczyć przychody z działalności nierejestrowanej w PIT,
- najczęstsze błędy i sposoby, jak ich uniknąć.
Czytaj więcej…
Spis treści
- Czym jest działalność nierejestrowana?
- Kto może prowadzić działalność nierejestrowaną?
- Dlaczego ewidencja sprzedaży jest obowiązkowa?
- Jak prowadzić ewidencję sprzedaży krok po kroku?
- Jakie dane powinna zawierać ewidencja sprzedaży?
- Wzór ewidencji sprzedaży działalności nierejestrowanej
- Dokumentowanie sprzedaży – paragony, rachunki, umowy
- Rozliczenie działalności nierejestrowanej w rocznym PIT
- Najczęstsze błędy przy prowadzeniu ewidencji
- Podsumowanie i praktyczne wskazówki
Czym jest działalność nierejestrowana?
Działalność nierejestrowana, zwana też nieewidencjonowaną, to forma drobnej aktywności zarobkowej, którą można prowadzić bez rejestrowania firmy w CEIDG. Została wprowadzona ustawą Prawo przedsiębiorców z 2018 roku, aby ułatwić start osobom, które chcą przetestować pomysł na biznes lub dorobić do etatu.
Największą zaletą tej formy działalności jest brak konieczności opłacania składek ZUS oraz uproszczone obowiązki podatkowe. Jednak podstawowym warunkiem jej prowadzenia jest limit przychodu miesięcznego, który w 2025 roku wynosi 75% minimalnego wynagrodzenia za pracę, czyli 3 375 zł brutto (przy minimalnej krajowej 4 500 zł).
Kto może prowadzić działalność nierejestrowaną?
Nie każdy może korzystać z tej formy prowadzenia biznesu. Zgodnie z przepisami, działalność nierejestrowaną może prowadzić osoba fizyczna, która:
- w ciągu ostatnich 60 miesięcy nie prowadziła działalności gospodarczej,
- nie przekracza miesięcznego limitu przychodów,
- nie wykonuje działalności wymagającej koncesji, licencji lub zezwoleń,
- prowadzi działalność samodzielnie, nie zatrudniając pracowników.
Taka forma jest idealna dla freelancerów, rękodzielników, korepetytorów, drobnych usługodawców czy osób sprzedających swoje wyroby przez Internet, np. na platformach takich jak Vinted, Etsy czy Allegro Lokalnie.
Dlaczego ewidencja sprzedaży jest obowiązkowa?
Choć działalność nierejestrowana zwalnia z wielu formalności, ewidencja sprzedaży jest obowiązkowa. To podstawowy dokument, który pozwala:
- kontrolować wysokość przychodów i nie przekroczyć limitu,
- udokumentować sprzedaż na wypadek kontroli urzędu skarbowego,
- przygotować roczne zeznanie podatkowe PIT-36,
- zapewnić przejrzystość rozliczeń i bezpieczeństwo finansowe.
Brak rzetelnej ewidencji może skutkować nieprzyjemnościami – w tym zarzutem prowadzenia działalności gospodarczej bez rejestracji, co wiąże się z obowiązkiem zapłaty zaległych składek i podatków.
Jak prowadzić ewidencję sprzedaży krok po kroku?
Prowadzenie ewidencji sprzedaży w działalności nierejestrowanej jest stosunkowo proste, ale wymaga systematyczności i dokładności. Oto podstawowe kroki:
- Załóż zeszyt lub arkusz kalkulacyjny – może to być zwykły notes, skoroszyt lub plik w Excelu / Google Sheets.
- Każdego dnia zapisz kwoty przychodów – każda transakcja powinna być odnotowana w dniu jej uzyskania.
- Zachowuj dowody sprzedaży – paragony, rachunki, potwierdzenia przelewów, wiadomości e-mail od klientów.
- Sumuj miesięczne przychody – pozwala to kontrolować, czy nie przekraczasz ustawowego limitu.
- Przechowuj ewidencję przez 5 lat – na wypadek kontroli urzędowej.
Jakie dane powinna zawierać ewidencja sprzedaży?
Ewidencja sprzedaży w działalności nierejestrowanej nie ma narzuconego przez prawo jednolitego wzoru. Jednak zgodnie z praktyką i zaleceniami Ministerstwa Finansów, powinna zawierać następujące dane:
- numer porządkowy wpisu,
- datę uzyskania przychodu,
- numer dokumentu sprzedaży (np. rachunku, potwierdzenia przelewu),
- nazwę towaru lub usługi,
- kwotę przychodu brutto,
- łączną sumę przychodów w danym miesiącu.
Taka forma ewidencji pozwala zachować przejrzystość i ułatwia rozliczenia roczne.
Wzór ewidencji sprzedaży działalności nierejestrowanej
| Nr | Data sprzedaży | Opis towaru/usługi | Nr dokumentu | Kwota (zł) | Uwagi |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 01.10.2025 | Sprzedaż rękodzieła – bransoletka | FV/1/10/2025 | 85,00 | – |
| 2 | 04.10.2025 | Usługa korepetycji online | KP/2/10/2025 | 120,00 | – |
Na koniec każdego miesiąca sumujemy przychody i zapisujemy wartość łączną – np. „Suma przychodów za październik: 2 730 zł”.
Dokumentowanie sprzedaży
W działalności nierejestrowanej nie ma obowiązku wystawiania faktur ani paragonów, chyba że klient o to poprosi. Wtedy należy wystawić rachunek lub fakturę bez NIP-u, jeśli nie posiadasz go jako osoba fizyczna.
Warto także przechowywać:
- potwierdzenia płatności (np. przelewy, BLIK),
- wiadomości e-mail od klientów,
- wydruki z platform sprzedażowych.
To najlepszy sposób, aby udowodnić pochodzenie przychodów w razie ewentualnej kontroli.
Rozliczenie działalności nierejestrowanej w rocznym PIT
Przychody z działalności nierejestrowanej należy rozliczyć w zeznaniu PIT-36 w części dotyczącej działalności nierejestrowanej (art. 20 ust. 1ba ustawy o PIT).
Dochód to różnica między przychodem a kosztami jego uzyskania – czyli np. zakupem materiałów, sprzętu, oprogramowania czy kosztami przesyłki.
Podatek oblicza się według skali podatkowej:
- 12% dla dochodów do 120 000 zł rocznie,
- 32% dla nadwyżki ponad ten limit.
Najczęstsze błędy przy prowadzeniu ewidencji
Osoby początkujące często popełniają błędy, które mogą skutkować utratą prawa do prowadzenia działalności nierejestrowanej. Najczęstsze z nich to:
- brak regularnych wpisów w ewidencji,
- niedokładne sumowanie przychodów,
- brak dowodów sprzedaży,
- przekroczenie limitu przychodów bez rejestracji działalności,
- mylenie daty sprzedaży z datą zapłaty.
Warto więc prowadzić ewidencję codziennie, najlepiej wieczorem po zakończonej sprzedaży, oraz archiwizować wszystkie dokumenty w formie elektronicznej.
Podsumowanie i praktyczne wskazówki
Działalność nierejestrowana to prosty i bezpieczny sposób, by sprawdzić swój pomysł na biznes bez ryzyka i biurokracji. Kluczowym obowiązkiem pozostaje jednak rzetelne prowadzenie ewidencji sprzedaży, która stanowi dowód na legalność Twoich działań.
Pamiętaj:
- kontroluj limit przychodów,
- zapisuj każdą sprzedaż,
- przechowuj dowody zapłaty,
- rozlicz się w PIT-36 do 30 kwietnia roku następnego.
Dzięki temu unikniesz błędów i spokojnie rozwiniesz działalność w przyszłości — być może już jako pełnoprawny przedsiębiorca.
Dodaj komentarz